個人可以決定辦公室設計的外觀,卻很少能影響他們的工作場所.許多人認為自己的記憶很珍貴,后現代主義者每周會在沒有回憶的現代化的工作場所中待上50個小時.

 

    　人們可以通過辦公室設計向其他人傳達個人特征,同時也提醒自己是個什么樣的人.在工作場所中,人們會通過自己的工作空間來傳達自己的個性特征(增添有一定功能的或裝飾性的物品來 展示自己),當然這種傳達需要受到雇主和相關文化因素的束縛.

 

    　同時,雇傭者也試圖通過工作空間來了解他們的同事想要"傳達出"什么樣的信息,通過辦公室設計的物理格局來了解他們的公司所倡導的價值觀.(員工如何通過他們的工作場所來傳達更多的信息,下一部分將做詳細介紹.)工作場所的物理格局可以傳達出公司對員工健康的關注程度.比如,某一組織的公司采用的是環保型建筑,這就表明該組織十分看重員工的長期福利,這會帶來積極的后果.同時也表明該組織十分關注普通大眾的公共福利,如果這種關注是合法的,對社會公共關系的發展將有重大意義.相對于在普通辦公室設計中工作的員工來說,在環保型建筑中工作的人們對他們的工作場所更滿意,當建筑的運行出現問題時(比如溫度、照明、噪聲),他們也很少會產生消極情緒.

 

 　   合肥辦公室設計師會通過工作場所的使用規則、公司最高管理者的物理位置、大廳中選擇使用的家具類型來傳達信息.甚至連維修情況都可以反映公司情況,無論是辦公室、教室、病患室,還是其他的什么地方,維修不善的場所表明設計師沒有考慮到空間中即將發生的事件.雇主可以通過物理環境傳達出的信息來滿足他們的員工對工作的需求.當物理環境傳達出的信息與公司傳達出的其他信息(比如通過獎金或頒布的條例傳達出的信息)不一致時,通過觀察物理環境得到的信息往往比口頭表述的信息更可靠.雇主需要花費一定的金錢來設計工作場所,我們認為這些花銷代表了公司的真正靈魂.
 

 

    　有時這些"討論"會變得很復雜,因為公司試圖通過工作場所中傳達出自己公司的品牌信息.這些品牌信息可能代表這個公司作為一個組織的價值觀.比如,一個有趣的家族連鎖飯店為自己的員工制定了一個特別而復雜的行為準則,他們可以隨意為在這家飯店用餐的顧客設計各種獨特的體驗.對于一個成功辦公室設計說,工作場所和工作空間的設計傳達出的信息一定要與這個群體的組織文化保持一致.

 

    　需要記住的是,工作場所不僅向在里面工作的員工傳達信息,同時也在向其他人傳遞信息,這些人也許只是下班回家從此處經過的人.這些人將會以自己的組織文化來解讀這些信息,因為公司并不會主動向這些人解釋這些信息的含義.當傳遞給非組織成員的信息看起來與傳遞給內部人員的信息完全不同時,或許會導致員工對組織的不滿.

 

    對于非組織成員或沒有花費一定時間來觀察工作場所的人來說,深刻理解工作場所的設計所傳達出的信息是件十分困難的事.甚至工作場所的許多重要特征很容易被局外人誤解.這也是我們在辦公室設計中工作場所之前需要采訪和觀察場所使用者的原因.

 

    組織管理方式遭到誤解的情況也層出不窮.試想某個公司在大廳中擺放了運動器材.這些器材表明,該公司的員工擁有不受束縛的空閑時間去展現自己,也可能意味著該公司的管理者非常注重員工的隱私權和職責,知道由于某種原因員工的孩子有時可能會在工作場所中停留,這些器材便于孩子來訪時娛樂.試想某個公司,棋類設施在工作空間中占據主要位置,你或許認為這個公司中的員工喜歡在休息期間下棋,這種文化背景是排外的.而當我們采訪這個公司的員工時,發現他們從未下過棋,他們只是公司管理者安排在辦公室過程中,我們可以在周圍的擺設,公司對這些設施的管理很嚴格.